Alman Tedarik Zinciri Özen Yükümlülüğü Yasası'nın 8. maddesinin 2. fıkrası uyarınca usul kuralları
I. Şikâyet prosedürünün oluşturulması ve amacı
Miele şirketi, Alman Tedarik Zinciri Özen Yükümlülüğü Yasası'nın 8. maddesi uyarınca uygun bir şikayet prosedürü oluşturmuştur. Şikayet prosedürü; bireylerin, bir şirketin kendi faaliyet alanındaki veya doğrudan ya da dolaylı tedarikçilerinin ticari faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan insan hakları ve çevresel risklerin yanı sıra, insan haklarıyla ilgili veya çevresel yükümlülüklerin ihlallerini bildirmelerine olanak tanır.
II. Sorumluluk ve erişilebilirlik
Şikayet prosedürü, aşağıda belirtilen kanallar üzerinden ulaşılabilen harici bir güvenilir avukat (ombudsman) nezdinde yürütülmektedir:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D - 33602 Bielefeld
Tel: +49 521 557 333 0 / Mobil: +49 151 58230321
E-posta: ombudsmann@thielvonherff.de
Raporlama platformu:: www.report-tvh.com
Ana sayfa: www.thielvonherff.de
Vekil avukat, bağımsız ve özerk bir avukat olarak hareket edecektir. Kendisi tarafsızdır ve meselenin esaslı ele alınışı konusunda şirket tarafından herhangi bir talimat almamıştır. Gizliliğe önem veren avukat, sır saklama yükümlülüğüne sahiptir. İstenirse, bilgi veren kişinin kimliğinin gizliliğini koruyacaktır.
III. Şikayet prosedürü
Güvenilir avukat şikayeti alır ve gerekirse, şikayette bulunan kişiyle davanın ayrıntılarını görüşür. Her durumda, ihbarcıya ihbarın alındığına dair bir teyit gönderilir.
Gizlilik avukatı, Alman Tedarik Zinciri Özen Yükümlülüğü Yasası anlamında bir görev ihlali veya diğer kanunların veya iç yönetmeliklerin ihlali olup olmadığını inceleyecektir. Böyle bir ihlale dair yeterli kanıt varsa, kendisine sunulan bilgileri soruşturma için şirkete iletecektir; operasyonel uygulamadan ise Uyumluluk Departmanı sorumludur. Güvenilir avukat, tarafsızlığını tehlikeye atmamak için bizzat soruşturma yürütmez.
Şirket, ihbarı yasalara ve iç yönetmeliklere uygun olarak ve ilgili tüm tarafların çıkarlarını dikkate alarak takip edecektir. Soruşturma, hızlı bir şekilde ve önemli bir aksaklık yaşanmadan yürütülecektir.
Soruşturmadan etkilenen kişilere adil ve saygılı bir şekilde davranılmalıdır. Masumiyet karinesi, bu durumdan etkilenen tüm kişiler için geçerlidir. İfade hakkı tanınmalıdır. Bu nedenle, ihbarın muhatabı olan kişilere, alınan ihbar hakkında mümkün olan en kısa sürede bilgi verilir ve bilgi edinme ve düzeltme hakları konusunda bilgilendirilirler. Ancak, bildirimin ihbarla ilgili soruşturmayı tehlikeye atma riski varsa, bildirim soruşturma tamamlanana kadar veya bu risk ortadan kalkana kadar ertelenebilir.
Soruşturma konusu olayların hukuki değerlendirmesi ve uygunsuz ticari uygulamaların ortadan kaldırılması ve önlenmesi için uygun önlemlerin belirlenmesi, şirket tarafından gerçekleştirilir ve şirket bu amaçla güvendiği avukatına danışabilir. Bu önlemler arasında, örneğin, uygun bir hukuk davası açılması veya bir yetkili makamın devreye sokulması sayılabilir. Belirli bir vakada herhangi bir ihlal tespit edilmese bile, iş ve ticari süreçlerde değişiklikler yapılması ve organizasyonel ve davranışsal kurallarda değişiklikler yapılması uygun olabilir.
Bildirimi yapan kişi, vaka durumu hakkındaki bilgileri istediği zaman ombudsmandan alabilir. Bildirimin alınmasından üç ay sonra, ilgili kişiye bildirime ilişkin takip önlemleri hakkında geri bildirim sağlanacaktır. En geç sürecin tamamlanmasının ardından, yasal olarak izin verilen ölçüde, ombudsman tarafından kendisine sonuç bildirilecektir.
IV. Bilgiyi sağlayan kişinin korunması
İhbarcı genellikle ayrımcılığa veya disiplin cezasına karşı korunmaktadır. Onlara yönelik her türlü misilleme eylemine müsamaha gösterilmeyecektir. İhbarcılara karşı herhangi bir misilleme belirtisi görülmesi halinde, gizli danışmanla derhal iletişime geçilmelidir.
Eğer gizlilik sözleşmesini imzalayan avukat, bilgi veren kişiye gizlilik güvencesi vermişse, o kişinin adını ve kimliğini izni olmadan şirkete veya üçüncü şahıslara açıklamayacaktır. Gizlilik sözleşmesiyle görevlendirilmiş avukat, ceza, hukuk veya diğer davalarda tanık olarak sorgulandığında, bilgiyi veren kişinin ve şirketin yazılı izni olmadan, bilgiyi veren kişinin adını ve kimliğini ifşa etmeyecektir.
Bilgiyi veren kişinin kimliğini koruma isteği, bilgiden etkilenen kişilerin gerçeklerin açıklanması yönündeki çıkarlarıyla çelişmektedir. Bu nedenle de, Alman Tedarik Zinciri Özen Yükümlülüğü Yasası'nın 8. maddesinin 2. fıkrası uyarınca Usul Kurallarının kasıtlı olarak kötüye kullanılması ve şikayet ve ihbarların iletilmesi de hoş görülmeyecektir. Gizli danışman, ilk görüşme sırasında ihbarı yapan kişiye, şikayet prosedürünün kasıtlı olarak kötüye kullanılması durumunda kimliğinin şirkete açıklanabileceğini belirtmelidir.
V. Veri gizliliği
Gizlilik ilkesine bağlı avukat, yasal saklama yükümlülüklerine ve veri koruma yasası hükümlerine uyumu sağlar. Toplanan kişisel veriler, bilgiyi veren kişilerin ve ilgili kişilerin kimlik, görev ve iletişim bilgilerine ilişkin bilgilerle ve konunun işlenmesi için kesinlikle gerekli olan diğer kişisel verilerle sınırlıdır. Ayrıca, yalnızca bildirilen gerçekler, işlem detayları, raporun takibi ve denetim raporları saklanır.
İhbarlar ve soruşturmalar sırasında kaydedilen kişisel verilerin saklama süresi, soruşturmaların tamamlanmasından sonra iki aydır. Soruşturmanın sonuçlanmasının ardından disiplin veya yasal işlemler ya da verilerin kullanılması gereken diğer ihtilaflar ortaya çıkarsa, bu süre buna göre uzatılır.
Veri koruma görevlisi, şikayet prosedürünün veri koruma uyumluluğunu düzenli olarak gözden geçirecektir.
VI. Temyiz prosedürünün etkinliği
Şikayet prosedürünün etkinliği yılda bir kez ve gerektiğinde, örneğin şirket kendi iş alanında veya doğrudan tedarikçisiyle ilgili olarak, yeni ürünlerin, projelerin veya yeni bir iş alanının devreye girmesi sonucu önemli ölçüde değişmiş veya genişlemiş bir risk durumu öngörüyorsa, gözden geçirilir.